|
ข้อแนะนำสำหรับการใช้งานไฟล์ไมโครซอฟท์เวิร์ด (Microsoft Word)
แฟ้มไมโครซอฟท์เวิร์ดที่เราใช้งานอยู่นั้น หากแฟ้มใดที่มีการแก้ไขหลายครั้ง แฟ้มจะมีขนาดใหญ่กว่าที่ควรจะเป็น เช่น แฟ้มเพียง ๒-๓ หน้า ไม่มีรูปประกอบ ไม่ได้ตกแต่งข้อความใด ๆ กลับมีขนาดถึง ๗๐-๘๐ กิโลไบต์ (KB) ซึ่งความจริงแฟ้ม ๒-๓ หน้าควรมีขนาดประมาณ ๒๐ กิโลไบต์ (KB) (สองหมื่นตัวอักษร)
เนื่องจากสิ่งที่เราแก้ไขไปนั้น โปรแกรมฯ ไม่ได้ลบทิ้งออกจากแฟ้มอย่างถาวร ยังคงอยู่ในแฟ้มนั้นแต่ไม่แสดงผลให้เห็น โดยแสดงเฉพาะข้อมูลที่แก้ไขล่าสุดเท่านั้น ทำให้แฟ้มมีขนาดใหญ่โดยไม่จำเป็น (หากเราไม่ได้ใช้งานฟังก์ชั่นเปรียบเทียบแฟ้ม) ซึ่งทำให้เสียเวลาในการส่ง-รับแฟ้มทางอีเมล์ และกินเนื้อที่เก็บ
วิธีการด้านล่างนี้สามารถนำไปประยุกต์ใช้กับแฟ้มไมโครซอฟท์เวิร์ดที่ท่านมีอยู่ในเครื่องได้
วิธีการ
 สำหรับผู้ที่ใช้ "menu" ภาษาอังกฤษ...
๑. ในโปรแกรม Microsoft Word ไปที่เมนู Tools -> Options...
๒. ในกล่องตอบโต้ Options เลือกแถบ Save เอาเครื่องหมายถูกในช่อง Allow fast saves ออก
คลิกปุ่ม OK
สำหรับผู้ที่ใช้ "เมนู" ภาษาไทย...
๑. ในโปรแกรมไมโครซอฟท์เวิร์ด ไปที่เมนู เครื่องมือ -> ตัวเลือก...
๒. ในกล่องตอบโต้ "ตัวเลือก" เลือกแถบ "บันทึก" เอาเครื่องหมายถูกออกจากช่อง "บันทึกแบบรวดเร็ว"
คลิกปุ่ม "ตกลง"
จากนี้ไปแฟ้มที่สร้างขึ้นภายหลัง หรือแฟ้มที่มีการบันทึกใหม่ จะไม่เก็บส่วนเกินไว้อีกต่อไป
สำหรับแฟ้มที่มีอยู่เดิมสามารถลดขนาดได้โดยการเปิดขึ้นมา (หลังจากที่ตั้งค่าโปรแกรมตามวิธีการด้านบนแล้ว) เคาะวรรคตรงไหนก็ได้แล้วก็ลบวรรคทิ้ง (--ทำให้แฟ้มมีการเปลี่ยนแปลง) แล้วจึงบันทึก (save) อีกครั้ง เปรียบเทียบขนาดแฟ้มเก่ากับแฟ้มที่บันทึกใหม่ บางครั้งขนาดลดลงไปเกินครึ่งทีเดียว
และการใช้งานแฟ้มจากแผ่นดิสก์ควร
Copy แฟ้มนั้นลง Hard disk ก่อนแล้วค่อยทำงาน เมื่อเซฟข้อมูลเสร็จแล้วจึง
Copy แฟ้มใส่แผ่นดิสก์ ไม่ควรใช้การ save as (บันทึกแฟ้มเป็น)
ซึ่งจะทำให้เกิดปัญหากับแฟ้มและโปรแกรม MS Word รวมถึงวินโดว์ได้ เพราะหากนำแผ่นดิสก์ที่มีแฟ้มซึ่งเรา
save as ออกจากไดร์ฟ A: ก่อนที่จะปิดแฟ้มนั้นใน MS Word ข้อมูลชั่วคราวที่โปรแกรมพักไว้จะไม่สามารถเขียนลงแผ่นดิสก์นั้นได้
(สังเกตว่าจะมีการอ่านที่ไดร์ฟ A: แม้จะไม่มีแผ่นแล้ว) และจะมีแฟ้มชั่วคราวตกค้างจำนวนมาก
ตรวจดูแฟ้มชั่วคราวเหล่านี้ได้ที่โฟล์เดอร์ C:\WINDOWS\TEMP
และ ในโฟลเดอร์เดียวกับแฟ้มที่เปิดใช้งานอยู่ จะเห็นแฟ้มที่ขึ้นต้นด้วย
"~" นามสกุล .tmp
ซึ่งแฟ้มเหล่านี้เป็นแฟ้มชั่วคราวซึ่ง Windows และ/หรือ MS Word สร้างขึ้นและจะลบทิ้งเมื่อทำงานเสร็จเรียบร้อย
แต่หากเรานำแผ่นออกก่อนที่จะปิดแฟ้ม หรือมีการปิดโปรแกรมที่ไม่ปกติ แฟ้มชั่วคราวเหล่านี้จะค้างอยู่
-- (หมายเหตุ : หากเราไม่ได้เปิดใช้โปรแกรมอะไรอยู่สามารถลบแฟ้มชั่วคราวเหล่านี้
(รวมถึงแฟ้มต่าง ๆ ใน C:\WINDOWS\TEMP) ออกได้ แฟ้มไหนที่ยังใช้งานอยู่
Windows จะแจ้งเตือนเองว่าไม่สามารถลบได้)
อ่านเพิ่มเติม ... การพิมพ์ตัวอักษรบาลี
และสัญลักษณ์พิเศษ
|
ข่าว-กิจกรรม
| ชีวิตและผลงาน | บทความ
| แฟ้มภาพ | วาทะพุทธทาส
| กลุ่มพุทธทาสศึกษา | จุดเชื่อมต่อ
